¿Eres un GTDista? HELP ME!!!

Hola caminante,

Hace relativamente pocos días que se hablaba de que los políticos empezaban su nuevo curso político, algo que me hizo mucha gracia porque me recordó a cuando eramos niños y estábamos deseando que llegara septiembre para empezar un nuevo curso.
Y no porque volvíamos a clase nooo...  eso era secundario!!, sino porque nos compraban materiales nuevos para empezar el curso.

Daba igual si teníamos ceras y libretas que podían servirnos porque comprábamos nuevas para llegar el primer día de clase y empezar la primera hoja de libreta. -Que no se si os pasaba a vosotros pero yo sentía una especie de placer escribiendo en la primera hoja, me esforzaba por hacer mi mejor letra posible.
Cosa que luego cuando volvías la hoja de la libreta ya volvías a hacer el letrujo que tienes.-

Siempre me he preguntado por que tenía esa sensación!! En fin, a lo que voy.

El escuchar que lo políticos habían empezado su curso político me hizo recordar que septiembre ya estaba aquí y que no iba en broma. Aunque para ellos parece que si porque siguen igual de relajados y con la que está cayendo.

Las tardes ya no son tan largas, llegan los días nublados, el frío y de repente calor de nuevo, te resfrías. El mes de septiembre es un mes raro. 

Diversión, relax en el sofá y en la piscina, cervezas en las terrazas... se esfuman por arte de magia!!
Todo el mes estamos intentando organizarnos sobre lo que nos toca ahora.

¿Y ahora que? NECESITO AYUDA!

Cuesta volver a preparar lo que este año tenemos planeado, las cases de la universidad, el curro, los proyectos, cursos, el blog... Cosas nuevas a las que nos tenemos que amoldar.

Para aquellos que tienen un don especial de cambiar el chip, no tendrán problemas para la adaptación de este nuevo curso/etapa/año, pero estamos algunos que nos cuesta cambiar esas rutinas que hemos cogido estos meses y necesitamos una ayuda.

Sobre todo para aquellos que tengamos una memoria con capacidad en color rojo, como si se tratara de un PenDrive a a punto de llenarse. Que tenemos demasiadas cosas en nuestra cabeza y tenemos que apuntarlo todo. Las tareas, las reuniones, etc.
O simplemente somos unos controladores de nuestro limitado tiempo y queremos tener bajo control  nuestras tareas y que no nos juegue una mala pasada nuestra memoria colapsada.

Hace tiempo escribí aconsejándote sobre dos herramientas de administración de tareas las cuales puedes volver a leer aquí
>> Comparando Evernote y RTM

Hay que cambiar la tradicional agenda 

Todos estos años he estado utilizando agendas para llevarlo todo apuntado, este año he decidido cambiarlo. Me ha parecido un poco obsoleto llevar la Tablet y al lado la típica agenda cuando existen numerosas aplicaciones y desarrollos para nuestras tareas. Y tener a golpe de clic o dedo una sincronización completa de todos nuestro apuntes en el ordenador, el smartphone y la tablet.

A parte de estas dos aplicaciones tan efectivas y gratuitas como lo son Evernote y RTM, he descubierto otra herramienta que será mi agenda para este nuevo curso 2013/14. FACILE THINGS

¿Eres un GTDista?

El anuncio de esta nueva herramienta viene con esta pregunta. Y te estarás preguntando, ¿que es un "getedista"?.

Getting Things Done hacen referencia a las siglas GTD, y se trata de un método de gestión de actividades.
Las personas necesitamos borrar de nuestra mente todas las tareas para no tener que estar constantemente recordándolas y tener esa sensación de que se nos olvida algo. Para ello usamos herramientas como las agendas tradicionales y las nuevas aplicaciones para nuestros dispositivos personales. Así, guardando las tareas en un lugar específico, la mente se libera de este estrés y podrá usar ese esfuerzo en la realización de las tareas y no en la organización.

Esfuérzate en la realización de las tareas y no en la organización

Getting Things Done es también el título a un libro de Davin Allen, que en español se traduce como Organízate con eficacia.

No es centrarse en las prioridades, sino que se trata de crear una lista de tareas específicas para cada contexto, como por ejemplo, una lista frases célebres pendientes de poner en twitter, una serie de recados para hacer, se trata de escribir todo lo que tienes en la mente y vaciarla... David Allen sugiere que una tarea que pueda ser completada en menos de dos minutos debería ser hecha inmediatamente.

Mucho de los bloqueos mentales que sufrimos a la hora de completar ciertas tareas, vienen dados por una planificación insuficiente. Nos dice que es mas práctico hacerlo reflexionando previamente sobre ello para saber que queremos conseguir con esta tarea y qué acciones se deben llevar a cabo para completarla. Así, no habrá necesidad de planificarlo durante su realización.

Nuestra memoria es ineficiente y rara vez nos acordamos de lo que necesitamos hacer en el momento y en el lugar en el que podemos hacerlo de forma mas eficaz. Por ello, sugiere tener las "acciones próximas" almacenadas según el contexto en un "sistema confiable externo" para asegurarnos que lo recordaremos en el momento y lugar adecuados para su realización.

PASOS PARA SER UN BUEN GTDISTA- USO DE FACILETHINGS

1. RECOPILAR O A LA BANDEJA DE ENTRADA
2. PROCESAR
3. ORGANIZAR
4. REVISAR

En la página y aplicación que he descubierto FACILE THINGS te será fácil llevar a cabo esta filosofía de tener todo de forma organizada y correcta. Sigue los principios esenciales del GTD. Es gratuita o de pago según el almacenamiento que quieras tener, (hasta 5 GB gratis). Y es muy intuitiva, aunque tiene muchas notas aclaratorias para que le cojas el manejo de forma rápida.

RECOPILAR O BANDEJA DE ENTRADA

Se trata de escribir todo lo que tenemos en mente, todo lo que necesitaremos recordar, realizar o darle seguimiento. Todo es TODO. El objetivo es "sacar" todo de nuestra mente y recogerlo en alguno de estos elementos de almacenamiento para luego procesarlos.

Tras el procesamiento, la bandeja de entrada debería vaciarse al menos una vez por semana.

PROCESAR

Es el momento de seguir un orden:

• Empezar siempre por el principio.
• No procesar mas de un elemento a la vez
• No enviar de vuelta a la bandeja de entrada ningún elemento
• Si un elemento requiere de una acción para ser realizado,
• Si lleva menos de dos minutos, hazlo.
• REGLA DE LOS DOS MINUTOS "Si una tarea requiere menos de dos minutos, hazla inmediatamente", es una cifra orientativa.
• Si no es tu tarea, delégalo adecuadamente.
• Posponlo
• Si un elemento no requiere una acción,
• Archívalo como referencia
• Deséchalo si no es procedente
• Déjalo en cuarentena si no puedes llevarlo a cabo en ese momento.

ORGANIZAR

Existe un conjunto de listas sugeridas que puedes usar para mantener un seguimiento de los elementos que has procesado anteriormente y esperan ser atendidos.

• Acciones próximas: Para todo elemento que requiere tu atención, tu decides cuál es la próxima acción que vas a llevar a cabo. Aunque puede haber muchos pasos y acciones que se requieran para completar un hito, siempre habrá algo que tú necesites hacer primero y debería ser guardado en la lista de acciones próximas. Éstas se guardarán por el contexto en el que se pueden hacer: "en la oficina", "por teléfono", o "en la tienda".

• Proyectos: Son tareas inconclusas o "bucles abiertos" en tu vida o trabajo que requiere mas de una acción para ser realizada y por ello se llama proyecto.

• En espera: Cuando se ha delegado una acción en alguien o estás esperando un evento externo antes de continuar trabajando en un proyecto debe ser registrado de esta manera y comprobarlo periódicamente para ver si existe alguna acción.

• Algún día/Quizá: Cosas que quieres hacer pero actualmente no es posible. Por ejemplo en mi caso, aprender mas inglés pero ahora no puedo dedicarle el tiempo necesario.

¿Y el calendario?

Es algo importante pero para llevar un seguimiento de tus citas y compromisos que se deben hacer obligatoriamente en un plazo específico y que se han fijado en un momento particular.
En esta herramienta podemos almacenar directamente en el calendario introduciendo :dia y el día específico. Por ejemplo: Ir al evento de Iniciador en Despegame :dia 5 septiembre. Y, automáticamente te lo almacena en agenda.

REVISAR

Todo lo visto anteriormente y listas de acciones y recordatorios serán inutiles si no las revisamos al menos una vez al día o cuando tengamos un momento libre. Se deben clasificar dado el tiempo, la energía y los recursos que tenemos en un momento en particular y se debe decidir cuál es el elemento mas importante que debe ser llevado a cabo en ese preciso momento y hacerlo.

IMPORTANTE:
Si te domina la dejadez, puede que termines siempre las tareas fáciles y dejes sin hacer las difíciles. Para resolver esto, tienes que escoger la acción según el orden en el que están contenidas en la lista tal y como las procesaste desde la bandeja de entrada.

Cualquier sistema de organización no es bueno si gastamos mucho tiempo en organizar las tareas en lugar de hacerlas. Por eso la filosofía GTD afirma que si simplificas el proceso de organización, estarás menos predispuestos a la dejadez y la saturación de un gran número de tareas abiertas.

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Ahora dime, te apuntas como yo a la iniciativa de usar estas fantásticas herramientas de organización y dejamos de gastar papel con agendas y trozos de papeles que luego extraviamos??

O vas a seguir llevando todo por duplicado??

Apúntate a la era GTDista y no pierdas tiempo organizándote.

Cuéntame que usas tu para tu organización en esta nueva etapa que nos viene con la bienvenida de septiembre, estoy encantada de conocer tu sistema y aprender de todos.

Un abrazo productivo ;-)